Многие организации сталкиваются с необходимостью получения в пользование транспортных средств и зачастую обращаются к своим же работникам, предлагая заключить договор аренды транспортного средства.
Отношения, возникающие из договора аренды транспортного средства, регулируются § 3 «Аренда транспортных средств» Гражданского кодекса РФ (часть 2). При этом указанный параграф разделен на 2 раздела:
1. Аренда транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации.
2. Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (без экипажа).
В настоящей статье предлагаем рассмотреть порядок налогообложения расходов и доходов по договору аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (без экипажа), заключенного между работодателем (арендатор) и работником (арендодатель).
Налог на прибыль.
В силу п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), которыми признаются любые экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), понесенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Таким образом, затраты Арендатора, произведенные по договору аренды транспортного средства, заключенному с физическим лицом, в том числе затраты на приобретение ГСМ для обеспечения работы данного автомобиля исходя из фактического пробега автомобиля (с учетом фактического расхода топлива (ГСМ) в производственных целях и стоимости его приобретения), а также затраты на приобретение запасных частей могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии их соответствия критериям, изложенным в п. 1 ст. 252 НК РФ (пп. 10 и 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806, от 02.10.2006 №, от 15.10.2008 № 03-03-07/24, УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007). Есть также и судебные решения, которые подтверждают эту позицию (Определение ВАС РФ от 14.08.2008 № 9586/08, Постановления ФАС Центрального округа от 04.04.2008 по делу № А09-3658/07-29, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.02.2008 № 17АП-636/2008-АК).
[spoiler]Налоговое законодательство РФ не содержит положений, ограничивающих величину расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Из расходов по содержанию автотранспорта нормированию для целей налогообложения подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Таким образом, затраты налогоплательщика на приобретение ГСМ для обеспечения работы автомобилей в целях налогообложения прибыли могут быть отнесены к расходам в размере фактических затрат.
Следует иметь в виду, что при проверке обоснованности произведенных затрат налоговые органы ориентируются на Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утв. распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае большого превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.
По нашему мнению, организация вправе использовать самостоятельно разработанные нормы с учетом специфики своей деятельности (например, передвижение по городу в часы «пик», климат), исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Разработанные нормы должны быть закреплены приказом руководителя организации.
Кроме того, организации необходимо оформлять путевой лист. Этим документом подтверждаются не только расходы на ГСМ, но и в целом экономическая обоснованность и производственная направленность всех затрат, связанных с использованием автотранспорта.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ).
Доходы физических лиц, полученные от сдачи в аренду или иного использования имущества, признаются объектом налогообложения и подлежат обложению НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208, ст. 209 НК РФ). Таким образом, суммы арендной платы, выплачиваемые Арендатором сотруднику-арендодателю подлежат обложению НДФЛ.
По мнению Минфина России, обязанность по удержанию и уплате исчисленного НДФЛ возлагается на организацию, являющуюся источником выплаты указанных доходов (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2007 № 03-04-06-01/164).
Страховые взносы.
Согласно ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» выплаты по договорам, связанным с передачей в пользование имущества, к которым относится договор аренды, не подлежат обложению страховыми взносами.
Следовательно, при заключении договора аренды транспортного средства с физическим лицом, работником Арендатора, Арендатору (организации) необходимо помнить следующее:
1. Расходы, произведенные по договору аренды автомобиля и соответствующие требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, Арендатор может включить в расходы, уменьшающие налоговую базу по налогу на прибыль.
2. Арендатор является налоговым агентом по НДФЛ и несет обязанность по удержанию и уплате НДФЛ с дохода сотрудника-арендодателя от сдачи транспортного средства в аренду.
3. Выплаты по договорам, связанным с передачей в пользование имущества, к которым относится договор аренды автомобиля, не подлежат обложению страховыми взносами.