Доверенность является одним из самых простых юридических документов. Тем не менее, на практике при составлении и применении доверенностей может возникнуть немало проблем. В основном они связаны с невнимательностью, причиной которой служит большое количество доверенностей в компании. Во избежание спорных ситуаций необходимо установить жесткий контроль за выдачей доверенностей и четко регламентировать порядок работы с ними. Вот основные ошибки, связанные с доверенностями.
1. Отсутствие полномочий на выдачу доверенности
Устав компании может предусматривать особые требования к порядку выдачи некоторых доверенностей. Особый порядок, в отличие от обычного порядка, когда доверенность выдает единоличный исполнительный орган, предполагает наличие решения совета директоров или наблюдательного совета для выдачи доверенности. Такие доверенности, как правило, предусматриваются для осуществления крупных сделок или на участие в общих собраниях участников обществ, в которых организация имеет долю. В случае отсутствия решения совета директоров доверенность признается недействительной, а все действия, совершенные по такой доверенности могут быть оспорены (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.07.2007 №А20-1199/2007).
2. Ошибки в обязательных реквизитах доверенности
В ст. 185 Гражданского кодекса РФ установлены обязательные сведения, которые должны быть указаны в доверенности. Это конкретные полномочия, для осуществления которых выдана доверенность, данные о представляемом и представителе, подпись лица, выдавшего доверенность, печать компании, если доверенность выдается от лица организации, дата выдачи доверенности. Отсутствие любого из этих реквизитов влечет ничтожность доверенности.
Помимо перечисленных обязательных реквизитов нужно упомянуть, что для доверенностей, выданных для голосования на общем собрании акционеров или участников общества, Федеральным законом от 26.12.95г. №95-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральным законом от 08.02.98г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» прямо предусмотрена необходимость указания паспортных данных представителя и представляемого. В доверенности на участие в общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью также необходимо указывать место жительства представителя и представляемого. При отсутствии этих сведений доверенность признается ничтожной (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.12.07 по делу №А73-4442/2006-38).
Также важно заметить, что нежелательно применение факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования. Это связано с отсутствием у судов единого мнения по поводу применения такой практики. Чтобы обезопасить себя лучше проставлять в доверенностях только собственноручную подпись.
[spoiler]3. Несоответствия совершенных действий объему полномочий представителя
Бывает, что конкретные полномочия, которые подразумевались при выдаче доверенности, прямо не были в ней названы, или же была использована неудачная формулировка. В результате в случае спорной ситуации суд может прийти к выводу, что такими полномочиями представитель не обладает (Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.03.09 №А33-8973/2007-03АП-443/2009).
Важно формулировать и наиболее полно перечислять в доверенности те полномочия, которые требуется передать представителю.
4. Неудачные формулировки о сроке действия доверенности
Срок действия доверенности – один из самых важных реквизитов. Это связано прежде всего со сроками, установленными в виде периода времени. Во-первых, это повышенный риск пропустить окончание действия доверенности. Во-вторых, существует некоторая путаница с определением первого и последнего дней доверенности. Так, в соответствии со ст. 191 Гражданского кодекса РФ, течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события. В соответствии с этой статьей течение срока доверенности начинается со следующего дня, после выдачи доверенности. На этом основании бывают ситуации, когда представителя компании не допускают к участию в судебном заседании, если доверенность выдана в день заседания. Другое мнение базируется на положении статьи 185 Гражданского кодекса РФ, согласно которому доверенность без указания срока вступает в силу со дня ее совершения. Суды нередко трактуют это правило шире и применяют его не зависимо от срока доверенности. (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.02.09 по делу №А42-3501/2008)
Неясности с исчислением первого дня срока автоматически ведут к путанице с исчислением последнего дня срока. Во избежание спорных ситуаций рекомендуется определять срок доверенности конкретными датами.
5. Действие доверенности после прекращения отношений с полномочиями
Если после увольнения или прекращения договорных отношений с лицом, которому была выдана доверенность, не отменить ее, то в пределах срока действия этой доверенности она может быть использована во вред компании. По этой же причине в случае смены директора необходимо отменить доверенности, подписанные прежним директором. Дело в том, что прекращение полномочий единоличного исполнительного органа не влияет на действие доверенностей, выданных этим директором.
Согласно статье 189 Гражданского кодекса РФ факт отмены сам по себе не имеет значения, если доверитель не известил об отмене доверенности представителя и третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность (постановление ФАС Московского округа от 20.08.07 по делу №А40-5291/07-91-31). При прекращении доверенности лицо, которому она была выдана, должно ее вернуть. Но на практике это не всегда возможно. В таком случае необходимо запастись доказательствами извещений об отмене доверенности.
В извещениях лучше избежать формулировки, что доверенность с такого-то числа «считается недействительной». Суды в спорных ситуациях не всегда расценивают этот вариант как отмену доверенности (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 28.06.07 по делу № А27-11875/2006-1). Необходимо прямо указывать, что доверенность именно отменяется.