Согласно приказу Минтранса от 21.12.2018 № 467 Путевые листы больше нельзя выписывать на несколько дней.
[spoiler]
По новым правилам их нужно будет оформлять:
– перед каждым рейсом – если рейс длиннее рабочей смены или рабочего дня;
– перед началом первого рейса – если рейс короче смены или дня и в течение дня у водителя один или несколько рейсов.
В настоящее время организации, не относящиеся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но как минимум один раз в месяц.
Также в путевом листе должны присутствовать отметка о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Таким образом, проводить медосмотры и техосмотры необходимо перед началом каждого рейса или смены. Для этого организация может нанять специальных квалифицированных сотрудников или заключить договор на эти услуги со сторонней организацией.
В отметках о медосмотре и показаниях одометра теперь не требуется проставлять штамп. Нужна только подпись и расшифровка.
Оформлять путевые листы организация обязана независимо от того, кому принадлежит транспортное средство – собственное оно или арендованное.
Если используется личное транспортное средство без путевого листа, проверяющие могут усомниться, что цель поездки деловая и могут исключить расходы на ГСМ и доначислить налог на прибыль (письмо Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421). Также могут начислить НДФЛ и взносы на компенсацию, которую компания выплатила сотруднику.
Форму путевых листов компания может разработать сама, а не оформлять по унифицированной форме. Но в них должны содержаться обязательные реквизиты, утвержденные в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008. Этот приказ, по мнению ведомства, распространяется не только на компании, которые занимаются пассажирскими и грузовыми перевозками, но и на все компании, эксплуатирующие транспортные средства (письмо Минтранса №03-01/21740-ИС от 28.09.2018).
Проверяющих организаций несколько. Это - ФНС, ГИБДД, Минтранс, Роструд, Росздравнадзор.
ФНС проверит реквизиты, сверит расходы топлива и расстояние, которое преодолел водитель. Если решат, что путевой лист фиктивный, снимут расходы, доначислят налог на прибыль, штрафы и пени. Кроме того, есть риск, что компенсацию и расходы на ГСМ могут признать доходом сотрудника и начислить НДФЛ и взносы.
ГИБДД при отсутствии в путевом листе отметок о медосмотре и техосмотре, выпишут штраф на собственника автомобиля (ч.2 ст. 12.31.1 КоАП):
- физлицо — от 3000 до 5000 руб.;
- компания — до 30 000 руб.
Минтранс контролирует наличие обязательных реквизитов в путевых листах. Штраф за неверно оформленный путевой лист составляет 30 000 руб. (ч.2, 3 ст.12.31.1 КоАП).
Инспектор Роструда может оштрафовать компанию за то, что допустила сотрудника к работе без медосмотра. Штраф в размере 130 000 руб. (ч.3 ст. 5.27.1 КоАП).
Росздравнадзор проверяет наличие предрейсового и послерейсового медосмотра. Штраф за отсутствие медосмотра 30 000—50 000 руб. (ст.11.32 КоАП). Хотя более вероятны проверки Росздравнадзора компаний, у которых перевозки основной вид деятельности.
Минтранс утвердил новые правила для осмотров технического состояния транспортного средства. Поэтому отметку о техническом контроле в путевом листе надо ставить по-новому (приказ Минтранса от 08.08.2018 № 296. Изменения вступают в силу с 21 декабря 2018 года.
Показания одометра теперь нужно будет вносить в путевой лист лишь при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки транспортного средства. По старым правилам данные отражали при выезде и заезде в гараж. Исключение – если на одно транспортное средство оформлено несколько путевых листов на каждого водителя. В этом случае показания одометра вносят:– при выезде с парковки – в путевой лист водителя, который первым выезжает;
– при возвращении на парковку – в путевой лист водителя, который последним заезжает на место стоянки.
При сменной работе водителей на одном транспортном средстве контроль проводят до начала рейса или смены, который первым выезжает в рейс.
Прежний порядок устанавливал только предрейсовый контроль.
Кроме того, Минтранс дополнил показатели, которые нужно проверить в рамках контроля, и уточнил правила, как вести журнал регистрации.
Автор: Старшинова Т., специалист по бухгалтерскому учету