Статьи

Чем грозит организации утрата первичных документов

Представим ситуацию: в организации случился пожар, и уничтожены первичные документы – как текущие, так и за предыдущие отчетные периоды.

Какие действия необходимо предпринять оперативно?

Прежде всего, необходимо получить об этом официальное подтверждение. При пожаре необходимо получение официального документа пожарной службы. До обращения в вышеуказанные инстанции необходимо провести следующие мероприятия.

Для исключения вины организации и ее должностных лиц в произошедшем необходимо создать комиссию по расследованию утраты и гибели документов и выявлению виновных. В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, комиссия должна быть создана незамедлительно после наступления события.

Руководитель организации выпускает приказ, которым назначает состав комиссии. Как правило, в нее входят сотрудники финансовой службы и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего. Например, юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. Больший вес будет иметь заключение комиссии, в которую входили представители госучреждений (например, государственного пожарного надзора, МЧС России). Это требование не является обязательным.

По результатам расследования необходимо составить акт, который утверждает руководитель организации. В нем опишите максимально подробно место происшествия и характер внешних повреждений. В акте должен быть приведен перечень лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.). Их письменные объяснения должны быть приложены к акту.

К акту необходимо приложить опись утраченных (поврежденных) документов. Согласно п.27 Положения по вдению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 №34н) необходимо провести инвентаризацию имущества. Порядок ее проведения и оформление результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Какие последствия ожидают организацию и ее руководителя?

1. Возможность привлечения руководителя организации к ответственности в соответствии со ст. 120 НК РФ.

При отсутствии необходимых первичных документов налоговые органы зачастую применяют положения ст. 120 НК РФ, предусматривающей ответственность руководителя за грубое нарушение правил учета доходов и расходов.

По вопросу правильности применения налоговыми органами статьи 120 НК РФ при утрате документов в связи с чрезвычайными происшествиями (пожар), имеется противоречивая судебная практика. Одни суды считают, что если вина руководителя не доказана, следовательно, у налоговых органов отсутствуют основания для применения санкций, предусмотренных ст. 120 НК (Постановления ФАС ВВО от 31.08.2009 по делу N А17-6799/2008; ФАС ЗСО от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14); ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/13036-08; ФАС ПО от 31.08.2009 по делу N А06-2877/08; ФАС СЗО от 30.10.2008 по делу N А56-2606/2008; ФАС ЦО от 24.08.2009 по делу N А62-945/2009, от 23.10.2008 по делу N А36-686/2008; ФАС УО от 14.04.2008 N Ф09-2372/08-С2). Между тем, другие суды придерживаются иной точки зрения. Так, например, из Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.07.2003 № А33-20597/02-С3н-Ф02-2227/03-С1 следует, что налогоплательщик обязан восстановить утраченные во время пожара документы. В противном случае оснований для освобождения его от налоговой ответственности не имеется.

Аналогичным образом мыслит и ФАС Уральского округа. В Постановлении от 29.12.2004 № Ф09-5662/04-АК он признает законным решение налогового органа о привлечении налогоплательщика к ответственности по ст. 120 НК РФ за невыполнение обязанности по хранению регистров бухгалтерского учета в течение установленных сроков и невосстановление утраченных документов.

Согласно Письму УФНС России по г. Москве от 25.06.2009 № 16-15/065190 для подтверждения факта отсутствия у руководителя организации вины за утрату первичных документов, необходимо обеспечить наличие хотя бы одного из следующих документов, подтверждающих утрату первичных документов в результате пожара:

- справку из органов противопожарной службы (МЧС);
- акт о пожаре;
- протокол осмотра места происшествия.
- справка о прекращении уголовного дела также подтверждает факт отсутствия виновных лиц.

Однако даже наличие одного из вышеуказанных документов не освобождает руководителя организации от возможной ответственности, предусмотренной ст. 120 НК РФ.

2. Штраф за непредставление истребуемых документов.

Организация за непредставление истребуемых налоговым органом документов будет оштрафована по ст. 126 НК РФ. Штраф за каждый непредставленный документ составит 200 рублей. На это обратил внимание Минфин России в письме от 22.07.13 №03-02-07/2/28610. При этом налоговый органы не вправе истребовать у проверяемого лица документы, ранее представленные при проведении камеральных или выездных налоговых проверок данного лица (п.5 ст. 93 НК РФ). Это не распространяется на случаи, когда документы представлялись в виде подлинников, возвращенных впоследствии проверяемому лицу, а также, когда документы, представленные в налоговый орган, были утрачены вследствие непреодолимой силы.

2. Порядок исчисления налогов.

Согласно пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ в случаях отказа налогоплательщика допустить должностных лиц налогового органа к осмотру производственных, складских, торговых и иных помещений и территорий, используемых налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанных с содержанием объектов налогообложения, непредставления в течение более двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги, налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему Российской Федерации, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

По вопросу доначисления налогов расчетным путем сложилась обширная судебная практика, практически однозначно отсылающая налоговые органы к применению пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ.

Так, в Постановлении Президиума ВАС РФ от 25.05.2004 № 668/04 содержится вывод о том, что определение расчетным путем суммы налога, подлежащего внесению в бюджет, производится на основании данных о доходах и расходах. При невозможности установить одну из составляющих, необходимых для исчисления налога, следует руководствоваться соответствующим правилом, предусмотренным пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, создающим дополнительные гарантии прав налогоплательщика и обеспечивающим баланс публичных и частных интересов.

ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 15.01.2010 N А70-9235/2008 признал неправомерным доначисление обществу, утратившему при пожаре первичные документы, налога на прибыль и НДС на основании данных, указанных в налоговых декларациях, без учета расходов и налоговых вычетов. В данном случае подлежат применению положения п. 7 ст. 166 и пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, т.е. суммы налогов, подлежащих уплате в бюджет, должны быть определены расчетным путем с использованием данных по аналогичным налогоплательщикам.

Аналогичные выводы содержатся также в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 06.02.2008 № А43-36604/2006-40-1200 (Определением ВАС РФ от 16.06.2008 № 7354/08 отказано в пересмотре дела в порядке надзора), ФАС Дальневосточного округа от 02.06.2008 № Ф03-А73/08-2/1272, ФАС Поволжского округа от 04.05.2009 № А65-19622/2008, ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 (Определением ВАС РФ от 06.04.2009 № 2624/07 отказано в пересмотре дела в порядке надзора).

Согласно Письму Минфина России от 20.09.2007 № 03-02-08-12 в случае полного отсутствия документов (сгорели при пожаре) налоговый орган при проведении налоговой проверки определяет суммы налогов, подлежащие уплате, в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ на основе имеющейся информации о проверяемом налогоплательщике и об иных аналогичных налогоплательщиках.

Вероятность того, что налоговыми органами будет применяться именно расчетный метод, результаты которого организация сможет оспорить только в судебном порядке, очень велика.

3. Применение налоговыми органами расчетного метода.

Как отмечалось ранее пп. 7. п. 1 ст. 31 НК РФ и п. 7 ст. 166 НК РФ связывают применение расчетного метода с использованием имеющейся у налоговых органов информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Под «имеющейся информацией о налогоплательщике» понимаются, в том числе, результаты камеральных проверок, которые налоговые органы не всегда используют при применении расчетного метода, однако согласно сложившейся судебный практики - должны использовать при применения расчетного метода (Определение ВАС РФ от 06.08.2009 № ВАС-9758/09, Постановление ФАС Поволжского округа от 08.07.2010 по делу № А55-26230/2009, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 20.07.2010 по делу № 32-56996/2010-11/1276).

Кроме того, при применении расчетного метода налоговые органы используют сведения о хозяйственной деятельности проверяемого налогоплательщика, которые получают у третьих лиц, и, прежде всего, у банков: информацию о движении денежных средств по расчетным счетам. Определяя налоговую базу расчетным методом, налоговый орган устанавливает только сумму денежных средств, полученных налогоплательщиком за конкретный период, но не исключает из нее суму расходов, которые не могут быть подтверждены. Однако судебная практика исходит из того, что определение налоговой базы только на основании сведений о поступлении денежных средств на расчетный счет налогоплательщика без учета его расходов не соответствует требованиям подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ. Такой вывод был сделан, в частности, в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.03.2010 по делу № А58-5602/08, ФАС Западно-Сибирского округа от 15.07.2010 по делу № А03-12754/2009.

Кроме того, также имеется весомая судебная практика по вопросу установления «аналогичных налогоплательщиков». Так, к критериям, на соответствие которым должны быть проверены организации, чтобы их можно было признать аналогичными налогоплательщиками, относятся не только такие критерии как однородность и идентичность, но и такой показатель, как географическое расположение налогоплательщика.

Довольно обширная судебная практика по вопросам правильности толкования и применения расчетного метода, говорит о том, что данные вопросы являются одними из самых спорных и, часто являются предметами исковых заявлений между налоговыми органами и налогоплательщиками.

Исходя из вышеизложенного можно сделать следующий вывод:

1. В случае правильного оформления документации, подтверждающей утрату всех первичных документов, в связи с пожаром, существует вероятность того, что при проведении проверки налоговые органы не применят санкции к руководителю организации в соответствии со ст. 120 НК РФ. Однако сложившаяся судебная практика по этому вопросу весьма противоречива.

2. При получении уведомления о проведении налоговой проверки и при невозможности восстановить утраченные первичные документы в течение двух месяцев с момента получения такого уведомления, велика вероятность того, что налоговые органы будут применять в отношении организации расчетный метод.

3. Результаты применения налоговыми органами расчетного метода мало предсказуемы и, хотя, существует как положительная, так и отрицательная судебная практика применения под. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, итог налоговой проверки почти однозначно будет не в пользу налогоплательщика. В случае несогласия организации с итогами проведения налоговой проверки, ее результаты всегда можно оспорить в суде, но бремя доказывания иной позиции лежит на организации и должно быть подтверждено документально, т. е. первичными документами!!!

Поделиться

comments powered by HyperComments
Обязательный аудит Разработка договоров и правовая экспертиза Восстановление бухгалтерского учета

 Горячая линия
+7 (495) 737-67-53

Задать вопрос онлайн

Кадровые вопросы и начисление заработной платы

Каждую среду с 17:00 до 19:00

Налогообложение хозяйственных операций и сделок

Каждую среду с 17:00 до 20:00

Мы на Facebook