Статьи

Как правильно составить график отпусков?

В данной статье вы найдете ответы на такие часто встречающиеся вопросы как:

  • Нужны ли заявления при наличии графика отпусков?

  • Можно ли указывать в графике не точную дату, а только месяц?

  • Как оформлять ознакомление работников с графиком отпусков?


На основании ст. 123 Трудового кодекса РФ график отпусков - это документ, определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков. Он составляется ежегодно и утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

ОЗНАКОМЛЕНИЕ РАБОТНИКОВ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ.

ТК РФ прямо не обязывает знакомить работников с графиком отпусков, однако часть 3 ст. 123 ТК РФ предусматривает, что о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала.

В связи с этим работодатель может использовать разные варианты:

Вариант 1. Внесение дополнительной графы «С графиком отпусков ознакомлен» в унифицированную форму № Т-7. Вносимые в форму изменения должны быть оформлены соответствующим приказом или распоряжением работодателя.

Вариант 2. Применение специальных учетных форм, например, завести в организации Журнал ознакомления с графиком отпусков. Такой журнал можно вести в течение нескольких лет.

РАЗДЕЛЕНИЕ ОТПУСКА НА ЧАСТИ.

Часть 1 ст. 125 ТК РФ позволяет по соглашению между работником и работодателем разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части. В этом случае в графике отпусков нужно так же указывать даты каждой части отпуска.

ПЕРИОД ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ОТПУСКА.

Часто возникает вопрос, как указывать период предоставления отпуска - точной датой отпуска или указанием только месяца?

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации сказано, что унифицированная форма № Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков на календарный год по месяцам. То есть прямо говорится о планировании отпуска именно по месяцам. Но при этом в самой унифицированной форме № Т-7, в графах 6 и 7, требуется указывать запланированную и фактическую даты. Таким образом, из содержания Указаний и наименования граф таблицы графика отпусков нельзя сделать однозначный вывод о том, можно ли при планировании отпуска указывать только календарный месяц. Поэтому на практике используются оба варианта.

Важно помнить, что работодатель должен соблюдать порядок предоставления отпуска, предусмотренный законом, т.е. необходимо под роспись извещать работников о времени начала их отпусков. И если в графике не предусмотрены точные даты, то эту обязанность будет сложно исполнить.

Запланировав точные даты начала отпуска в графике отпусков, работодатель может избежать ответственности в случае, когда работники отказываются использовать отпуск в течение нескольких рабочих лет подряд, ведь в этом случае работодатель имеет возможность «принудительно» отправить работника в отпуск, выполнив требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ и известив работника о времени начала отпуска, а затем издав приказ о предоставлении ему отпуска.

В зависимости от способа указания периода отпуска в графике отпусков, зависит и оформление предоставления отпуска работнику.

Так, если в графике отпусков не указана конкретная календарная дата начала отпуска, то для того, чтобы оформить необходимые документы (приказ о предоставлении отпуска, записку-расчет), работнику придется каждый раз писать заявление на отпуск.

А при указании в графике отпусков точной даты в дальнейшем не требуется заявления работника на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, т. к. отпуск предоставляется строго по графику.

Наш совет - при составлении графика указывайте календарные даты планируемых отпусков.