Статьи

ФНС о применении электронной подписи первичных документов

Согласно части 1 статьи 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Закон) видами электронных подписей, регулируемых Законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

При этом различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).

Обзор законодательной базы применения электронного документооборота приведен в нашем материале.

На практике возникает много вопросов о том, надо ли для подписания электронных первичных документов использовать только квалифицированную электронную подпись, поскольку ни НК РФ, ни Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" не уточняют, какой подписью надо визировать электронные первичные документы и будут ли подтверждать расходы документы, заверенные простой или неквалифицированной подписью.

В части 2 статьи 6 Закона сказано, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны предусматривать порядок проверки электронной подписи.

ФНС РФ в Письме от 17.01.2014 № ПА-4-6/489 ссылаясь на ч.2 ст. 6 вышеуказанного закона, считает что, применять простую и (или) неквалифицированную электронную подпись можно в том случае, если между сторонами есть юридически действительное соглашение об организации электронного документооборота. При этом соглашением должен быть предусмотрен порядок проверки электронной подписи.

В данном случае под «юридическим действительным соглашением», вероятно, понимается двухстороннее соглашение (договор), заключенное по правилам, установленным гражданским законодательством РФ для совершения сделок.

В свою очередь, в Письме ФНС РФ обращает внимание, что для электронных счетов-фактур и при взаимодействии с налоговыми органами (включая сдачу налоговой отчетности) налоговым законодательством устанавливается четкое требование о применении квалифицированной электронной подписи.

Однако тут следует заметить, что мнение ФНС РФ отличается от позиции Минфина РФ, в частности, изложенной в письмах от 20 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/710, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24, от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250.

Например, в последнем из вышеуказанных писем (№ 03-03-07/12250) сказано, что случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в НК РФ не определены.

Также указано, что, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью, может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Выводы

Простую и (или) неквалифицированную подпись применять для подписания первичных документов можно при наличии договора с вашим контрагентом, регламентирующего электронный документооборот и порядок проверки подписи.

Относительно простой электронной подписи нужно помнить следующее - ее применение является наиболее рискованным, поскольку не позволяет обнаружить внесение изменений в документах после момента подписания.

Применяя неквалифицированную подпись, помните о том, что могут возникнуть проблемы при признании расходов в налоговом учете, подтвержденных документами, подписанными такой подписью. Поскольку мнения ФНС РФ и Минфина РФ по вопросам применения неквалифицированной электронной подписи первичных документов различаются.

Поэтому в целях унификации своего документооборота и во избежание негативных последствий целесообразно использовать квалифицированную электронную подпись для всех случаев подписания первичных документов.

Автор статьи. Николай Малышев. Советник по правовым вопросам