Статьи

Изменения в оформлении путевых листов

Согласно письму Минтранса №03-01/21740-ИС от 28.09.2018 организация должна оформлять путевой лист каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки. Исключение - водитель осуществляет несколько рейсов за одну смену.

В настоящее время организации, не относящиеся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но как минимум один раз в месяц.

Также в путевом листе должны присутствовать отметка о проведенном предрейсовом медицинском осмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Таким образом, проводить медосмотры и техосмотры необходимо перед началом каждого рейса или смены. Для этого организация может нанять специальных квалифицированных сотрудников или заключить договор на эти услуги со сторонней организацией.

Случаи, когда нужно оформлять путевые листы

Оформлять путевые листы организация обязана независимо от того, кому принадлежит транспортное средство – собственное оно или арендованное.

Если используется личное транспортное средство без путевого листа, проверяющие могут усомниться, что цель поездки деловая и могут исключить расходы на ГСМ и доначислить налог на прибыль (письмо Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421). Также могут начислить НДФЛ и взносы на компенсацию, которую компания выплатила сотруднику.

Форму путевых листов компания может разработать сама, а не оформлять по унифицированной форме.  Но в них должны содержаться обязательные реквизиты, утвержденные в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008. Этот приказ, по мнению ведомства, распространяется не только на компании, которые занимаются пассажирскими и грузовыми перевозками, но и на все компании, эксплуатирующие транспортные средства (письмо Минтранса №03-01/21740-ИС от 28.09.2018).

Чем грозит организации неправильно оформленные путевые листы

Проверяющих организаций несколько. Это - ФНС, ГИБДД, Минтранс, Роструд, Росздравнадзор.

ФНС проверит реквизиты, сверит расходы топлива и расстояние, которое преодолел водитель. Если решат, что путевой лист фиктивный, снимут расходы, доначислят налог на прибыль, штрафы и пени. Кроме того, есть риск, что компенсацию и расходы на ГСМ могут признать доходом сотрудника и начислить НДФЛ и взносы.

ГИБДД при отсутствии в путевом листе отметок о медосмотре и техосмотре, выпишут штраф на собственника автомобиля (ч.2 ст. 12.31.1 КоАП):

- физлицо — от 3000 до 5000 руб.;

- компания — до 30 000 руб.

Минтранс контролирует наличие обязательных реквизитов в путевых листах. Штраф за неверно оформленный путевой лист составляет 30 000 руб. (ч.2, 3 ст.12.31.1 КоАП).

Инспектор Роструда может оштрафовать компанию за то, что допустила сотрудника к работе без медосмотра. Штраф в размере 130 000 руб. (ч.3 ст. 5.27.1 КоАП).

Росздравнадзор проверяет наличие предрейсового и послерейсового медосмотра. Штраф за отсутствие медосмотра 30 000—50 000 руб. (ст.11.32 КоАП). Хотя более вероятны проверки Росздравнадзора компаний, у которых перевозки основной вид деятельности.

Минтранс утвердил новые правила для осмотров технического состояния транспортного средства. Поэтому отметку о техническом контроле в путевом листе надо ставить по-новому (приказ Минтранса от 08.08.2018 № 296. Изменения вступают в силу с 21 декабря 2018 года.

 
Вид контроля
 
Ситуации, когда необходим данный   вид контроля
 

Предрейсовый

 

В течение   одной смены или рабочего дня водитель выполняет лишь один рейс или   длительность рейса превышает длительность смены (рабочего дня)

 

Предсменный

 

В течение   смены или рабочего дня водитель выполняет более одного рейса

При сменной работе водителей на одном транспортном средстве контроль проводят до начала рейса или смены, который первым выезжает в рейс.

Прежний порядок устанавливал только предрейсовый контроль.

                                         

Кроме того, Минтранс дополнил показатели, которые нужно проверить в рамках контроля, и уточнил правила, как вести журнал регистрации.

Автор: Старшинова Т., специалист по бухгалтерскому учету