Статьи

С  2016 года вводится новая ежеквартальная отчетность для налоговых агентов по НДФЛ. Новый отчет по форме 6-НДФЛ должны сдавать все организации и индивидуальные предприниматели, у которых есть наемные работники, а также налоговые агенты, которые выплачивают доходы физлицам, не являющимся их сотрудниками. Нужно ли сдавать “нулевой” Расчёт 6-НДФЛ? Нет, не надо. Такое основание даёт Письмо ФНС РФ от 23.03.2016 N БС-4-11/4958. ИП и организации обязаны сдавать 6-НДФЛ только в случае, если они признаются налоговыми агентами. Возможны 2 ситуации, когда “нулевой” Расчёт не нужно сдавать:

А) Сотрудников вообще нет в штате организации

Б) Сотрудники числятся, но выплаты в отчётном периоде им не производились.

[spoiler]

Рассмотрим основные показатели

Раздел 1.  Расчёта 6-НДФЛ

 Ставка налога (строка 010)

В блоке 1 нужно распределить по строкам обобщенные показатели по каждой применяемой налоговой ставке (например, 13%, 15%, 30%, 35%). Напомним, что основная ставка НДФЛ составляет 13%. Она применяется к заработной плате резидентов РФ, граждан из стран ЕАЭС, иностранцев из «безвизовых стран», которые получили патент, и в некоторых других случаях. По такой же ставке с 2015 года облагаются дивиденды, выплаченные резидентам РФ (ст. 224 НК РФ).

В данную строку записываем ставку налога. Если в течение квартала компания считала налог по разным ставкам, то необходимо добавить  отдельные строки 010–050 для каждой ставки. Если в компании работают резиденты и нерезиденты, то нужно заполнить два раза строки 010–050 по ставке 13 и 30 процентов.

Исчисленный доход (строка 020)

В этой строке отражаются доходы, дата выплаты которых выпала на первый квартал. В том числе зарплата за март, выданная в апреле.

В строке 020 фиксируются также доходы, которые частично освобождены от НДФЛ на основании статьи 217 НК РФ. Например, материальную помощь до 4000 рублей. Это необходимо, потому что данные в разделе 1 отражают нарастающим итогом. Если компания выдаст работнику помощь еще раз, то доход может превысить необлагаемый лимит.

Сумма налоговых вычетов (строка 030)

В данной строке показывается общая сумма вычетов по всем работникам нарастающим итогом с начала года.

Сумма исчисленных налогов (строка 040)

В данной строке  отражается сумма исчисленного налога нарастающим итогом с начала года. Данная сумма определятся так: общий доход (стр. 020) – общий вычет (стр. 030) х ставка НДФЛ (стр. 010).

В строке 045 показывается сумма исчисленного налога по дивидендам.

В строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам.

Раздел 2.  Расчёта 6-НДФЛ

Дата получения дохода (строка 100)

Пунктом 2 ст. 223 НК РФ установлено, что при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).

В строке 100 необходимо отразите  ту дату, когда работник фактически получил доход..

Дата удержания налога (строка 110)

Налоговые агенты, согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.

Что касается выплаты дохода в натуральной форме и в виде материальной выгоды, то НДФЛ необходимо удержать за счет любых доходов, которые были выплачены данному физлицу в денежной форме (но не более 50 % от этой суммы). Датой удержания НДФЛ считается день выдачи заработной платы за 2-ую половину месяца

Срок перечисления налога (строка 120)

С 1 января 2016 года налоговые агенты обязаны перечислять исчисленный и удержанный НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (пункт 6 статьи 226 НК РФ).

НО! Если вы выплачиваете аванс в одном месяце, а окончательный расчёт производится в следующем, то НДФЛ удерживается и перечисляется именно при окончательном расчёте.

Письмо Минфина России от 09.08.2012 N 03-04-06/8-232

Налоговый агент производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет налога на доходы физических лиц с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход, в сроки, установленные п.6 ст.226 Кодекса.

Сумма фактически полученного дохода  (строка 130)

В этой строке  отражаются текущие доходы сотрудников в рублях и копейках  по кассовому методу фактически полученные в отчётном периоде. Сумма строк 130 раздела 2 не должна совпадать со значением в строке 020 в разделе 1. Например, в строку 130 попадет зарплата за декабрь, выплаченная в январе, а в строке 020 ее не будет.

Сумма удержанного налога (строка 140)

В данной строке указывается  удержанный налог. Даже если компания удержала меньше и успела исправить ошибку до сдачи расчета, в отчёте указывается фактически перечисленная сумма налога.

Даты для других выплат мы привели в таблице.

Когда исчислить, удержать и перечислить НДФЛ

Выплата	Дата получения дохода (строка 100)	Дата удержания (строка 110)	Дата перечисления (строка 120)
Зарплата, премии и доплаты	Последний день месяца, за который начислена зарплата	День выдачи зарплаты за вторую половину месяца	День, следующий за выдачей зарплаты за вторую половину месяца
Отпускные и пособия по болезни	День выплаты отпускных и пособий		Последний день месяца, в котором работник получил деньги
Зарплата и компенсация отпускных при увольнении	День выплаты, обычно это последний рабочий день	День выплаты дохода	День, следующий за выплатой дохода
Сверхлимитные суточные	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет	День выплаты ближайшего денежного дохода, с которого можно удержать НДФЛ	День, следующий за выплатой дохода, с которого удержан НДФЛ
Материальная выгода от экономии на процентах	Последний день каждого месяца, в котором действует договор займа
Доходы в натуральной форме	День передачи доходов в натуральной форме
Выплаты подрядчику	День выплаты дохода		День, следующий за выплатой дохода

Контрольные соотношения для проверки  расчёта 6-НДФЛ

Строка 040 = (Строка 020- Строка 030)  × ставка (Строка 010)

Налог, исчисленный в строке 040, должен быть равен налоговой базе, умноженной на ставку НДФЛ из строки 010. Налоговая база — это разница между доходом в строке 020 и вычетами в строке 030.

Строка 030 ≤  Строка 020

Вычеты в строке 030 не должны превышать начисленный доход в строке 020. Это строгое соотношение. Если его нарушить, инспекторы потребуют уточнить расчет.

Строка 040 ≥ Строка 050

Компания вправе уменьшить НДФЛ с зарплаты иностранцев на авансы, которые они заплатили за патент. Если налог с доходов меньше аванса, организация не будет удерживать НДФЛ у иностранца. При этом авансы не могут превышать исчисленный налог. Ведь, если работник заплатил больше, чем компания исчислила с его доходов, вернуть разницу он не вправе. Переплатой она не считается (п. 7 ст. 227.1 НК РФ).

Ответственность за несвоевременно предоставленную отчётность 6-НДФЛ

200 рублей — на такую сумму инспекторы могут оштрафовать компанию, если она сдаст расчет 6-НДФЛ на бумаге, хотя должна отчитаться через интернет (ст. 119.1 НК РФ). Сдать отчетность на бумаге можно максимум на 24 человека.

500 рублей составит штраф за 6-НДФЛ с ошибками. Налоговики не станут штрафовать компанию, если она сама обнаружит неточности в расчете и подаст уточненку до того, как ошибки обнаружат инспекторы (ст. 126.1 НК РФ)

1000 рублей за каждый полный и неполный месяц просрочки заплатит компания, если не вовремя сдаст 6-НДФЛ (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). За это же нарушение могут оштрафовать директора на сумму от 300 до 500 рублей (ст. 15.6. КоАП РФ). Кроме того, инспекторы вправе заблокировать расчетный счет компании

Автор - Музыченко Екатерина, специалист по учету труда и заработной платы.