Статьи

Как хранить документы компании в электронном виде

Электронные документы прочно вошли в документооборот российских организаций: в электронном виде заключаются договора и сдаются отчеты, осуществляется взаимодействие между контрагентами и с контролирующими органами. Однако до недавнего времени условия хранения электронных документов не были регламентированы, в отличие от их бумажных аналогов, процесс архивирования которых прописан в нормативных актах достаточно подробно.

Минфин еще в 2012 году официально разрешил хранить электронные документы, полученные с помощью систем электронного документооборота типа «банк-клиент», только в электронном виде, без распечатывания бумажных копий (письмо от 30.03.12 № 03-11-11/104). Но дальнейших разъяснений не последовало.

Ситуация получила развитие с опубликованием приказа Минкультуры №526 от 31.03.2015. В нем электронным документам уделено не меньше внимания, чем бумажным. Документ вступил в силу 21 сентября 2015 года.

[spoiler]

На электронные документы в полной мере распространяются общие правила. Первичку, регистры учета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить как минимум пять лет, а кадровые документы – не меньше 75 лет.

Правила, касающиеся непосредственно электронных документов, можно найти в приложении к приказу №526 в п. 2.30 -2.40, 4.13, 4.34.

Утверждены три основных условия, которые должны соблюдаться при хранении электронных документов:

1. Каждый электронный документ должен присутствовать в архиве не менее, чем в двух экземплярах. При этом эти два экземпляра должны находиться на разных физических носителях (например, каждый на отдельном жестком диске или флешке).

2. В архиве обязательно должны быть компьютеры и ПО, которые позволяют воспроизводить, копировать, перезаписывать электронные документы, проводить контроль физического и технического состояния устройств, на которых они записаны.

3. В архиве должен обеспечиваться такой режим хранения, который исключает утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации. Это значит, что документы должны быть защищены как от доступа посторонних, так и от воздействия вирусов.

Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то текстовые электронные документы можно хранить только в формате PDF/A.

Документы должны быть подписаны электронной подписью, наличие и подлинность которой должны проверяться при передаче их в архив.

Минкультуры рекомендует синхронно менять ПО в архиве и во всей остальной организации, а также, если начинают применяться новые форматы, перезаписывать электронные документы, используя их.

Раз в пять лет организация обязана провести технический контроль носителей, на которых находятся электронные документы. Они должны правильно открываться, а если это не выполняется, то потребуется перезапись.

Как видно из обзора, требований к хранению электронных документов не так много. Их выполнение позволит как уменьшить риск утраты документов организации, так и избежать штрафа со стороны проверяющих органов, который составляет 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Автор статьи: Любовь Бадикова, профессиональный бухгалтер, внештатный корреспондент АСС-СИСТЕМС