Статьи

Нужна ли обществу печать?

С 7 апреля 2015 года хозяйственные общества больше не обязаны использовать круглую печать. Основная мысль Закона от 06 апреля 2015 г. №82-ФЗ – это отмена обязательности печати, печать теперь должна проставляться на отдельных документах и в отдельных случаях, прямо предусмотренных отдельными  законами,  и, как правило, лишь при ее наличии.  

Хотя Закон и должен был упростить жизнь бухгалтерам, руководителям и юристам, но на практике этого пока не произошло. Дело в том, что при использовании в работе положений нового закона возникает множество спорных ситуаций. Да и госорганы еще не выработали единой позиции по вопросу, нужна ли, все-таки, обществу печать.

При сдаче отчетности в налоговую и фонды можно не беспокоиться – принять декларации и расчеты ФНС, ФСС и Пенсионный Фонд пообещали и при отсутствии печати. Но Роструд пока не спешит следовать их примеру. Запись в трудовой книжке работника по-прежнему должна обязательно заверяться печатью работодателя.

Позиции гос органов мы собрали в таблицу. 

Печать можно не использовать

ФНС России

Письмо от 5 августа 2015 г. № БС-4-17/13706@ «О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества»

ООО и АО вправе направлять в налоговые органы документы (отчетность) независимо от того, заверены они печатью или нет

ФСС России

Информация от 10 июня 2015 г. «О страховых взносах плательщиков, созданных в форме ООО и АО»

ООО и АО вправе не проставлять печать:

– в расчете по страховым взносам и в его исправлениях;

– на заявлении о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов

ПФ РФ

Постановление Правления от 4 июня 2015 г. № 194п – абз. 2 пункта 2.1, абз. 9 п.п. «а» п. 2.2

При заполнении расчета по форме РСВ-1 ПФР не нужно проставлять печать, если ООО (АО) от нее отказалось

Печать обязательна

Роструд

Письмо от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1 «О трудовых книжках и правилах распорядка»

Любая организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке работника.

Такая обязанность прямо предусмотрена в подзаконных актах (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек…, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225, абз. 2 п.2.2, абз. 2 п. 2.3  Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной  постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

В свою очередь, эти подзаконные акты «приняты во исполнение требований федерального закона» (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Следовательно, заверять печатью записи в трудовых книжках обязательно.

Однако есть и нюанс: печать не обязательно должна быть круглой. Подойдет и любой штамп организации с наименованием и адресом местонахождения.

Однако не только оформление отчетности теперь вызывает вопросы. Составить договор, выдать доверенность или подписать сотруднику лист нетрудоспособности – в каких случаях печать необходима, а когда можно обойтись и без нее?

Напомним, позиция законодателей в общем случае такова: согласно новому нормативному акту обязательным является только установленное в федеральном законе требование о наличии оттиска печати. Это значит, что если такое требование установлено подзаконным актом, его стоит воспринимать как необязательное. Но, в то же время, нужно быть готовым к тому, что контрагенты, банки и иные лица могут по-прежнему настаивать на необходимости печати на документах.

Давайте рассмотрим несколько самых распространенных документов и разберемся, нужна ли для их оформления печать.

Печать не обязательна

Договор

 с контрагентом

Скрепление договоров печатью и раньше считалось только дополнительным требованием к их форме.

Печать на договоре нужна только в том случае, если есть соответствующее указание в законе, ином правовом акте или договоре. С другой стороны, использование печати при заключении договора для многих компаний является сложившейся практикой, поэтому отказ от печати может повлечь сложности в отношениях с контрагентами.

ст. 160 ГК РФ

Доверенность юридического лица (в общем случае, в том числе на представительство в арбитражном суде)

Печать перестала быть необходимым реквизитом доверенности юрлица 1 сентября 2013 года. Сейчас такая доверенность выдается за подписью руководителя. На некоторых видах доверенностей печать еще необходима.

п. 4 ст. 185.1 ГК РФ

Трудовой договор

По общему правилу трудовой договор заключается в письменной форме и подписывается сторонами. На практике принято также ставить на трудовых договорах печать организации. Между тем законодательством требование заверять данный акт печатью не предусмотрено.

ТК РФ

Печать обязательна при наличии у юр лица печати

Доверенность на представительство в суде (общей юрисдикции)

В такой ситуации, согласно разъяснениям Верховного суда, значение имеют положения Устава. Если Устав содержит пункт о наличии у общества печати, то ее необходимо поставить на доверенности. Если же такого пункта нет, то печать ставить не требуется. При этом Верховный суд РФ не предусмотрел каких-либо негативных последствий на случай, если общество, не имеющее печати по уставу, все же поставит ее на доверенности.

вопрос 10  Обзора судебной практики ВС РФ № 2 (2015), утв. Президиумом ВСРФ 26 июня 2015 г.

Акт о несчастном случае на производстве

Ранее во всех случаях требовалось заверять данный акт печатью. При этом работодатель-физлицо, у которого она отсутствовала, должен  был заверять свою подпись в установленном порядке. Теперь печать обязательна только при ее наличии.

ч. 5 ст. 230 ТК РФ

Листок нетрудоспособности

На бланке листка нетрудоспособности предусмотрено отдельное поле для печати работодателя. Вместе с тем нет специальных правил, касающихся формы такой печати или информации, которую она должна содержать.

Работодатели-физлица ставят печать при ее наличии.

Аналогичные правила, вероятно, будут действовать и в отношении хозяйственных обществ в связи с отменой норм о необходимости иметь круглую печать.

Порядок  выдачи листков нетрудоспособности

Копии документов, представляемые в ходе налоговой проверки

Согласно форме требования о представлении документов (информации) организация подает копии запрошенных инспекцией документов, которые заверяются подписью руководителя и печатью, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

Из разъяснений Минфина России можно сделать вывод, что при представлении в налоговый орган копий истребуемых документов налогоплательщику следует руководствоваться ГОСТом  Р 6.30-2003. В соответствии с ним документы заверяются печатью организации при ее наличии, однако на копиях компания может поставить печать, выбранную по своему усмотрению.

Письмо Минфина от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142

Печать обязательна при наличии такого требования в порядке заполнения формы

Первичные документы

Ни в Налоговом кодексе РФ, ни в Законе  о бухучете не установлено, что на первичных учетных документах, подтверждающих, в частности, расходы в целях налогообложения прибыли, должна быть поставлена печать организации. Однако требование обязательно заверять печатью первичный документ может следовать, например, из порядка заполнения формы такого документа, либо самой унифицированной формы, либо формы первичного документа, разработанной налогоплательщиком.

НК РФ

Печать обязательна во всех случаях

Информационное сообщение при уплате акцизов по товарам Таможенного союза

Для плательщиков акциза ничего не меняется. В данном случае обязанность заверять документ печатью установлена непосредственно в Налоговом кодексом  РФ, что согласуется с предусмотренными теперь требованиями - без печати не обойтись.

НК РФ

Таким образом, в большинстве случаев можно будет обойтись без печати, но есть и ситуации, когда она будет необходима. Стоит, все-таки, сохранить печать до момента выработки единых правил оформления отчетности и иных документов, на которых ранее обязательно требовали ее оттиск.

Напомним, если общество не планирует отказываться от печати, а в Уставе нет специальных положений, закрепляющих ее использование, то следует внести в Устав такие положения и подать изменения  в ЕГРЮЛ. Формально, отсутствие информации о печати в Уставе свидетельствует о том, что у организации ее нет, тогда использование печати  становится как бы нелегальным. Но, как правило, у большинства действующих в РФ организаций печать есть и в уставе об этом записано.

Если печать у организации есть и о ней написано в уставе, то ничего менять и в ЕГРЮЛ бежать с новым уставом не надо.

В то же время появившаяся согласно 82-ФЗ альтернатива (с печатью или без)  дает возможность отказа организации от печати, но для этого придется внести изменения в устав и подать изменения в ЕГРЮЛ.

Автор статьи: Любовь Бадикова, профессиональный бухгалтер, внештатный корреспондент АСС-СИСТЕМС