Статьи

Значение документа

Требования к документу

Примечания

Основные документы, которые нужно запросить у контрагента

Свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет

Подтверждает регистрацию и постановку контрагента на учет в налоговом органе

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

С помощью ИНН, ОГРН, которые содержатся в этих документах можно проверить на сайте www.nalog.ru реальный факт существования контрагента.

Выписка из ЕГРЮЛ

Позволяет выявить:

-актуальную на дату проверки редакцию устава контрагента;

-ФИО единоличного исполнительного органа;

-виды деятельности

Оригинал или нотариально заверенная копия

Информацию о контрагенте можно узнать, получив выписку самостоятельно либо в электронном виде на сайте www.egrul.nalog.ru. Выписка должна быть без исправлений и приписок, а получить ее лучше всего за 5-10 дней до даты заключения договора.

Устав (со всеми изменениями и дополнениями)

Позволяет определить:

-наличие ограниченной правоспособности компании;

-порядок избрания (назначения), компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа (директора);

-перечень сделок, требующих одобрения;

-ограничение срока создания общества

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

Суд, признавая договор недействительным (ст. 174 ГК РФ), указал, что если в преамбуле договора есть ссылка на устав контрагента, то это может расцениваться как ознакомление с уставом в части определения компетенции лица, заключающего сделку (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.05.10 по делу № А33-2075/2009). Но это основание не может являться единственным доказательством того, что компания знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий, указанных в уставе (п.5 постановления Пленума ВАС РФ от14.05.98 №9, постановление ФАС Московского округа от 21.05.10 по делу № А40-106901/09-25-433)

Лицензия или свидетельство о членстве в СРО (свидетельство о допуске к определенным видам работ)

Подтверждает возможность заключения и исполнения договора

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

Проверить лицензию можно на сайте госоргана, который ее выдал, либо путем направления официального запроса в госорган (СРО)

Решение (протокол) о назначении (избрании) единоличного исполнительного органа

Позволяет определить ФИО генерального директора контрагента либо состав коллегиального исполнительного органа и срок полномочий

Нотариально либо заверенная контрагентом копия или выписка из решения (протокола)

Если сделку заключило неуполномоченное лицо, то она считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица (ст. 183 ГК РФ). Но в случае превышения полномочий органом юридического лица при заключении сделки она может быть признана недействительной (ст. 168, 174 ГК РФ) (информационное письмо ВАС РФ от 23.10.00 №57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 ГК РФ»)

Положение о филиале или представительстве

Позволяет определить полномочия филиала (представительства)

Нотариальная либо заверенная контрагентом копия

Ст. 182, 183 ГК РФ

Доверенность (если от имени контрагента действует представитель по доверенности, а не директор)

Подтверждает полномочия лица, совершающего сделку от имени контрагента

Оригинал либо заверенная контрагентом копия

Полномочия сотрудника должны быть указаны в доверенности и не могут основываться только на указаниях, содержащихся в положении о филиале или представительстве (Постановление ФАС Центрального округа от 07.07.2010 по делу № А14-16787/2009/534/36)

Бухгалтерский баланс (налоговая декларация по НДС) на последнюю отчетную дату

Позволяет определить стоимость активов с целью выяснения, является ли сделка для контрагента крупной, и установить, отчитывается ли контрагент в налоговой и имеются ли у него активы на балансе

Заверенная контрагентом копия

Можно представить запрос о получении баланса в налоговую. Скорее всего, налоговики откажут, ссылаясь на налоговую тайну. Но факт обращения за получением данных о платежеспособности контрагента (запрос с отметкой налоговой и отказ от предоставления сведений) будет указывать на проявление должной осмотрительности. Еще можно узнать данные о бухгалтерской отчетности контрагента в Росстате (п.1 ст.15 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)

Дополнительные документы, которые можно запросить у контрагента

Паспорт лица, выступающего от имени компании-контрагента

Необходим для удостоверения личности генерального директора или представителя, выступающего от имени контрагента на основании доверенности

Заверенная контрагентом копия

Несмотря на то, что паспорт содержит персональные данные, в налоговых делах суды часто указывают, что желательно проверить паспорт руководителя контрагента (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.09.09 по делу № А19-1501/09). Действительность паспорта можно уточнить на сайте www.fms.gov.ru , а информацию о его владельце – в списке дисквалифицированных лиц и массовых заявителей на www.nalog.ru

Документы, подтверждающие местонахождение контрагента (свидетельство о праве собственности на помещение, договор аренды, гарантийное письмо от контрагента с подтверждением адреса)

Подтверждает, что компания в действительности осуществляет деятельность по определенному адресу

Заверенная контрагентом копия

Можно проверить на сайте www.nalog.ru, не находится ли контрагент по адресу массовой регистрации. Но его наличие в списке еще не говорит о том, что компания реально не находится по этому адресу (в нем указаны, напhимер, многие бизнес-центры)

Список участников общества

Позволяет выяснить персональный состав участников с целью выявления заинтересованности в совершении сделки и оплату долей участниками общества

Заверенная контрагентом копия (или оригинал выписки из списка участников)

Выписка из списка участников не является документом, подтверждающим права на долю. В соответствии с пунктом 5 статьи 31.1 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в случае несоответствия данных, указанных в списке участников, сведениям из ЕГРЮЛ приоритет имеют сведения из ЕГРЮЛ (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.02.11 по делу № А01-557/2010)

Сертификат системы менеджмента качества (ISO)

Подтверждает, что в компании установлена система менеджмента качества

Заверенная контрагентом копия

Вообще сертификация не является обязательной, но внутренними документами компании может быть установлен приоритет сотрудничества с контрагентами, у которых внедрена такая система

Карточка (анкета) контрагента

Позволяет иметь в наличии основную информацию о компании-контрагенте

Оригинал (с подписью генерального директора)

Обычно компании направляют контрагенту для заполнения карточку (анкету). В ней содержатся основные сведения о контрагенте, например название компании, ИНН, КПП, телефон, e-mail, а также информация о том, кто имеет право подписывать документы, и образец его подписи

Иные документы, подтверждающие осмотрительность

Проверка контрагента по общедоступным ресурсам (реестрам) в Интернете

Справка о результатах проверки контрагента с указанием запрашиваемых (проверяемых) ресурсов в Интернете, с указанием даты проверки за подписью должностных лиц (работников) организации, проводивших проверку.

Объектами проверки могут являться любые общедоступные ресурсы, например: -реестр уведомлений о начале предпринимательской деятельности (www.notice.crc.ru); - банк данных исполнительных производств (www.fssprus.ru); - картотека арбитражных дел ВАС РФ(www.kad.arbitr.ru); -реестр недобросовестных поставщиков(www.rnp.fas.gov.ru) и др. Доказательства такой проверки могут быть приняты арбитражным судом в качестве подтверждения должной осмотрительности (например, Постановление ФАС МО от 11.06.10 № КА-А40/5933-10)