Аутсорсинг ведения бухгалтерского учета

Передача функций ведения учета и подготовки отчетности внешней компании сопряжена с достаточно высокой степенью риска. Опыт общения с клиентами позволил нам выделить основные проблемные зоны, а опыт работы – предложить свои решения. Итак:

	Риски	Решения
1	Ответственность за ошибки, допущенные при ведении учета и подготовке отчетности, исчислении и уплате налогов.	В соответствии с договором при наличии вины мы обязаны возместить Клиенту реальный ущерб в виде налоговых санкций и пени, а также административных санкций, которые Клиент произвел или должен будет произвести, вследствие: недостоверности данных, отраженных в отчетности, несвоевременности предоставления отчетности государственным органам, ошибочного исчисления налогов и сборов, составления налоговых деклараций с нарушением требований законодательства, несвоевременности предоставления деклараций в налоговые органы. Берем на себя обязательство в течение трех лет после расторжения Договора давать при необходимости и по письменному требованию Руководителя Клиента разъяснения и объяснения законным пользователям отчетности (в том числе налоговым органам в ходе проведения налоговой проверки Клиента) по вопросам составления отчетности и порядку ведения бухгалтерского учета Исполнителем.
2	Небрежное, формальное отношение к ведению учета, исчислению налогов и подготовке отчетности, ведение специалистом учета нескольких компаний, нарушение сроков.	Здесь, действительно, кроется корень серьезных проблем. В первую очередь, в разном вИдении того, что является дОлжным отношением и достаточным вниманием. Самое главное – мы стараемся достичь баланса между тем, что хочет клиент, и что готовы предложить мы. Мы не ставим бухгалтерию «на поток», зарабатываем не на количестве заказов, а на глубине работы с небольшим количеством клиентов. Сопровождение персонализировано – бухгалтер и клиент знают друг друга «в лицо» и находятся на связи друг с другом. Клиент может также обратиться напрямую к контролеру – лицу, которое курирует работу бухгалтера.
3	Потеря контроля в вопросах отражения тех или иных операций в учете, подготовки отчетности, регулирования налогооблагаемой базы.	Для возможности контроля мы предоставляем доступ к базе данных 1С через удаленный сервер, либо вводим отчет(ы), которые бухгалтер либо контролер высылает уполномоченному представителю клиента. Предварительная величина налоговой нагрузки в обязательном порядке согласуется контролером с Клиентом.
4	Полнота передаваемых/принимаемых функций	Определяется в приложении к договору, где обозначен перечень услуг, виды выполняемых действий – в той детализации, которая нужна и Клиенту, и нам, и разграничены полномочия в выполнении конкретных действий на каждом участке учета.
5	Организационные моменты: проблемы с передачей документов, подписанием, сдачей отчетности, много отвлекающих действий	Все «операционные» действия регулируются рабочим графиком, который является приложением к договору. В нем определяются сведения, документы, информация, сроки выполнения (заполнения) и даты отчетов. Это, своего рода, график документооборота совместно с календарным планом. Начали с 2010 года организовывать работу по обмену информацией через удаленный доступ. Очень рекомендуем – оперативный и удобный способ, экономит время и силы. Относительно сдачи отчетности – активно призываем клиентов использовать системы электронной сдачи отчетности. Это не столько связано с облегчением нашей жизни, сколько полезностью – во-первых, можно утверждать налоги и отчетность «до упора», во-вторых, можно в «прямом эфире» увидеть состояние расчетов с бюджетом – если вдруг затерялся отчет или платеж «встал» не туда, куда нужно.
6	Несогласованность действий внешней и внутренней бухгалтерии и ошибки в случае передачи отдельных участков ведения учета	Здесь нужна серьезная работа – чем больше уделим этому времени сначала, тем больше проблем снимем потом. Главное избежать дублирования функций, устранить риски потери информации, решить вопрос стыковки и «сшивки» участков. Как правило, с нашей стороны и со стороны клиента нужно поработать системным администраторам и специалисту по бухгалтерской программе (программам).
7	Потеря оперативности получения информации: - неспособность предоставить нужную информацию для принятия управленческих решений, вследствие большого временного лага между совершением операции и ее отражением в учете, а также отсутствием прямой и обратной связи руководства компании-клиента с бухгалтером	Мы активные борцы за то, чтобы бухгалтерия была не обузой, а помощником компании. Немного участия клиента – и систему бухгалтерского учета легко можно адаптировать под управленческие цели. Законодательство дает нам все больше и больше возможностей с каждым годом. Для того чтобы руководитель мог непосредственно проконтролировать необходимые ему показатели в бухгалтерской программе, мы начнем выкладывать на сайте простые и наглядные примеры, как это сделать и какую информацию можно получить для анализа. Если же возникают проблемы с прямой или обратной связью – кто-то обязательно к кому-то приедет «в гости», и мы совместно решим возникающие проблемы.
8	Потеря оперативности учета изменений в законодательстве - без предупреждений о них нельзя принять правильное управленческое решение, могут быть последствия в виде штрафных санкций	Решаем эту проблему несколькими путями: выделением до 50% рабочего времени нескольких специалистов для анализа изменений законодательства и профессиональной прессы; налаживанием взаимодействия по обмену информацией между этими специалистами и бухгалтерами: работа внутренних контролеров, внутренние семинары; ежедневным обновлением новостной информации на нашем сайте.
9	Невозможность проанализировать весь комплекс вопросов: налоговые и юридические последствия, отсутствует широта охвата проблемы	Внутренние стандарты организации работы предусматривают обязательные контрольные функции, взаимодействие бухгалтера со специалистом по налогообложению и юристом. Юридическая поддержка нашей компании обеспечивается как внутренними, так и внешними ресурсами. Привлечение к проблеме сразу нескольких разнопрофильных специалистов обеспечивает нахождение оптимального решения.
10	Отсутствие знания отраслевой специфики	Накопление опыта и знаний в области работы наших клиентов – важнейшая задача, поскольку от нее напрямую зависит доверие к нам как к профессионалам. В настоящее время мы готовы предложить вам свой опыт работы в таких областях, как: транспортно-экспедиционная деятельность; полиграфические и рекламные услуги; мебельное производство; производство и продажа продуктов питания; научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы; производство и распространение программного обеспечения.

Для того чтобы принять решение, нужно располагать информацией – минусы мы рассмотрели выше, давайте оценим плюсы:

Независимость от человеческого фактора (увольнение, болезнь, отпуск, плохое настроение)
С уменьшением объема работы уменьшается и оплата
Перераспределение риска ответственности за нарушение налогового законодательства
Уплату страховых взносов и налогов с заработной платы бухгалтера, а также социальную нагрузку берет на себя внешняя компания
Повышение эффективности вашей работы – нет отвлечения на вспомогательные задачи, создаются и внедряются регламенты работы (чтобы поставить задачу другому, сначала ее нужно, как минимум сформулировать)
Риски некачественного сервиса практически сводятся к нулю
Не нужно создавать рабочее место, приобретать бухгалтерскую программу, справочно-правовую систему и обслуживающий их персонал
Не нужно тратить деньги на повышение квалификации бухгалтера, на консультации по проблемным вопросам
Возможность принять к вычету НДС со стоимости услуг внешней бухгалтерии

Надеемся, что данная информация помогут выбрать вариант работы, который полностью вас устроит и даст максимальный эффект.

И последнее: пожалуйста, не нужно сравнивать работу внешней бухгалтерии с работой штатного бухгалтера – это разные по характеру и качеству услуги.