Доверенность является одним из самых простых юридических документов. Тем не менее, на практике при составлении и применении доверенностей может возникнуть немало проблем. В основном они связаны с невнимательностью, причиной которой служит большое количество доверенностей в компании. Во избежание спорных ситуаций необходимо установить жесткий контроль за выдачей доверенностей и четко регламентировать порядок работы с ними. Вот основные ошибки, связанные с доверенностями.
1. Отсутствие полномочий на выдачу доверенности
Устав компании может предусматривать особые требования к порядку выдачи некоторых доверенностей. Особый порядок, в отличие от обычного порядка, когда доверенность выдает единоличный исполнительный орган, предполагает наличие решения совета директоров или наблюдательного совета для выдачи доверенности. Такие доверенности, как правило, предусматриваются для осуществления крупных сделок или на участие в общих собраниях участников обществ, в которых организация имеет долю. В случае отсутствия решения совета директоров доверенность признается недействительной, а все действия, совершенные по такой доверенности могут быть оспорены (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.07.2007 №А20-1199/2007).
2. Ошибки в обязательных реквизитах доверенности
В ст. 185 Гражданского кодекса РФ установлены обязательные сведения, которые должны быть указаны в доверенности. Это конкретные полномочия, для осуществления которых выдана доверенность, данные о представляемом и представителе, подпись лица, выдавшего доверенность, печать компании, если доверенность выдается от лица организации, дата выдачи доверенности. Отсутствие любого из этих реквизитов влечет ничтожность доверенности.
Помимо перечисленных обязательных реквизитов нужно упомянуть, что для доверенностей, выданных для голосования на общем собрании акционеров или участников общества, Федеральным законом от 26.12.95г. №95-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федеральным законом от 08.02.98г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» прямо предусмотрена необходимость указания паспортных данных представителя и представляемого. В доверенности на участие в общем собрании участников общества с ограниченной ответственностью также необходимо указывать место жительства представителя и представляемого. При отсутствии этих сведений доверенность признается ничтожной (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 11.12.07 по делу №А73-4442/2006-38).
Также важно заметить, что нежелательно применение факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования. Это связано с отсутствием у судов единого мнения по поводу применения такой практики. Чтобы обезопасить себя лучше проставлять в доверенностях только собственноручную подпись.
Основные документы, которые нужно запросить у контрагента
Свидетельства о государственной регистрации и постановке на учет
Подтверждает регистрацию и постановку контрагента на учет в налоговом органе
Нотариальная либо заверенная контрагентом копия
С помощью ИНН, ОГРН, которые содержатся в этих документах можно проверить на сайте реальный факт существования контрагента.
Выписка из ЕГРЮЛ
Позволяет выявить:
-актуальную на дату проверки редакцию устава контрагента;
-ФИО единоличного исполнительного органа;
-виды деятельности
Оригинал или нотариально заверенная копия
Информацию о контрагенте можно узнать, получив выписку самостоятельно либо в электронном виде на сайте . Выписка должна быть без исправлений и приписок, а получить ее лучше всего за 5-10 дней до даты заключения договора.
Устав (со всеми изменениями и дополнениями)
Позволяет определить:
-наличие ограниченной правоспособности компании;
-порядок избрания (назначения), компетенцию и срок полномочий единоличного исполнительного органа (директора);
-перечень сделок, требующих одобрения;
-ограничение срока создания общества
Нотариальная либо заверенная контрагентом копия
Суд, признавая договор недействительным (ст. 174 ГК РФ), указал, что если в преамбуле договора есть ссылка на устав контрагента, то это может расцениваться как ознакомление с уставом в части определения компетенции лица, заключающего сделку (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.05.10 по делу № А33-2075/2009). Но это основание не может являться единственным доказательством того, что компания знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий, указанных в уставе (п.5 постановления Пленума ВАС РФ от14.05.98 №9, постановление ФАС Московского округа от 21.05.10 по делу № А40-106901/09-25-433)
Лицензия или свидетельство о членстве в СРО (свидетельство о допуске к определенным видам работ)
Подтверждает возможность заключения и исполнения договора
Нотариальная либо заверенная контрагентом копия
Проверить лицензию можно на сайте госоргана, который ее выдал, либо путем направления официального запроса в госорган (СРО)
Решение (протокол) о назначении (избрании) единоличного исполнительного органа
Позволяет определить ФИО генерального директора контрагента либо состав коллегиального исполнительного органа и срок полномочий
Нотариально либо заверенная контрагентом копия или выписка из решения (протокола)
Если сделку заключило неуполномоченное лицо, то она считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица (ст. 183 ГК РФ). Но в случае превышения полномочий органом юридического лица при заключении сделки она может быть признана недействительной (ст. 168, 174 ГК РФ) (информационное письмо ВАС РФ от 23.10.00 №57 «О некоторых вопросах практики применения статьи 183 ГК РФ»)
Положение о филиале или представительстве
Позволяет определить полномочия филиала (представительства)
Нотариальная либо заверенная контрагентом копия
Ст. 182, 183 ГК РФ
Доверенность (если от имени контрагента действует представитель по доверенности, а не директор)
Подтверждает полномочия лица, совершающего сделку от имени контрагента
Оригинал либо заверенная контрагентом копия
Полномочия сотрудника должны быть указаны в доверенности и не могут основываться только на указаниях, содержащихся в положении о филиале или представительстве (Постановление ФАС Центрального округа от 07.07.2010 по делу № А14-16787/2009/534/36)
Бухгалтерский баланс (налоговая декларация по НДС) на последнюю отчетную дату
Позволяет определить стоимость активов с целью выяснения, является ли сделка для контрагента крупной, и установить, отчитывается ли контрагент в налоговой и имеются ли у него активы на балансе
Заверенная контрагентом копия
Можно представить запрос о получении баланса в налоговую. Скорее всего, налоговики откажут, ссылаясь на налоговую тайну. Но факт обращения за получением данных о платежеспособности контрагента (запрос с отметкой налоговой и отказ от предоставления сведений) будет указывать на проявление должной осмотрительности. Еще можно узнать данные о бухгалтерской отчетности контрагента в Росстате (п.1 ст.15 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»)
Дополнительные документы, которые можно запросить у контрагента
Паспорт лица, выступающего от имени компании-контрагента
Необходим для удостоверения личности генерального директора или представителя, выступающего от имени контрагента на основании доверенности
Заверенная контрагентом копия
Несмотря на то, что паспорт содержит персональные данные, в налоговых делах суды часто указывают, что желательно проверить паспорт руководителя контрагента (постановление Федерального арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 17.09.09 по делу № А19-1501/09). Действительность паспорта можно уточнить на сайте , а информацию о его владельце – в списке дисквалифицированных лиц и массовых заявителей на
Документы, подтверждающие местонахождение контрагента (свидетельство о праве собственности на помещение, договор аренды, гарантийное письмо от контрагента с подтверждением адреса)
Подтверждает, что компания в действительности осуществляет деятельность по определенному адресу
Заверенная контрагентом копия
Можно проверить на сайте , не находится ли контрагент по адресу массовой регистрации. Но его наличие в списке еще не говорит о том, что компания реально не находится по этому адресу (в нем указаны, напhимер, многие бизнес-центры)
Список участников общества
Позволяет выяснить персональный состав участников с целью выявления заинтересованности в совершении сделки и оплату долей участниками общества
Заверенная контрагентом копия (или оригинал выписки из списка участников)
Выписка из списка участников не является документом, подтверждающим права на долю. В соответствии с пунктом 5 статьи 31.1 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в случае несоответствия данных, указанных в списке участников, сведениям из ЕГРЮЛ приоритет имеют сведения из ЕГРЮЛ (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 02.02.11 по делу № А01-557/2010)
Сертификат системы менеджмента качества (ISO)
Подтверждает, что в компании установлена система менеджмента качества
Заверенная контрагентом копия
Вообще сертификация не является обязательной, но внутренними документами компании может быть установлен приоритет сотрудничества с контрагентами, у которых внедрена такая система
Карточка (анкета) контрагента
Позволяет иметь в наличии основную информацию о компании-контрагенте
Оригинал (с подписью генерального директора)
Обычно компании направляют контрагенту для заполнения карточку (анкету). В ней содержатся основные сведения о контрагенте, например название компании, ИНН, КПП, телефон, e-mail, а также информация о том, кто имеет право подписывать документы, и образец его подписи
Иные документы, подтверждающие осмотрительность
Проверка контрагента по общедоступным ресурсам (реестрам) в Интернете
Справка о результатах проверки контрагента с указанием запрашиваемых (проверяемых) ресурсов в Интернете, с указанием даты проверки за подписью должностных лиц (работников) организации, проводивших проверку.
Объектами проверки могут являться любые общедоступные ресурсы, например: -реестр уведомлений о начале предпринимательской деятельности ; - банк данных исполнительных производств ; - картотека арбитражных дел ВАС РФ; -реестр недобросовестных поставщиков и др. Доказательства такой проверки могут быть приняты арбитражным судом в качестве подтверждения должной осмотрительности (например, Постановление ФАС МО от 11.06.10 № КА-А40/5933-10)
Преобразование заявки на изобретение или полезную модель
До принятия решения по заявке
Ст. 1379 ГК РФ
4
---
Отзыв заявки
До регистрации изобретения
Ст. 1380 ГК РФ
5
Роспатент проводит формальную экспертизу заявки на изобретение
---
В течение двух месяцев со дня подачи заявки в Роспатент
пункт 13.3.1 Приказа Минобрнауки РФ от 29.10.2008 №328
6
Уведомление Роспатентом о положительном результате формальной экспертизы
Если заявка на изобретение не соответствует требованиям к документам заявки, Роспатент направляет заявителю запрос на
представление исправленных или недостающих документов
Незамедлительно после завершения формальной экспертизы
Ст.1384 п.3 ГК РФ
7
---
Заявитель представляет запрашиваемые документы или подает ходатайство о продлении срока
В течение двух месяцев со дня получения им запроса
Ст.1384 п.4 ГК РФ
8
Роспатент публикует сведения о заявке на изобретение, полезную модель, промышленный образец
---
Восемнадцать месяцев со дня подачи заявки
Ст. 1385 ГК РФ
9
Заявитель или третьи лица подают ходатайство о проведении экспертизы заявки по существу. Если ходатайство о проведении экспертизы заявки на изобретение по существу не подано в установленный срок, заявка признается отозванной
---
В течение трех лет со дня подачи этой заявки
Ст. 1386 ГК РФ
10
Роспатент направляет заявителю отчет об информационном поиске
---
По истечении шести месяцев со дня начала экспертизы
Ст. 1386 п.3 ГК РФ
11
---
Роспатент запрашивает у заявителя дополнительные материалы
В процессе экспертизы заявки
Ст. 1386 п.5 ГК РФ
12
---
Заявитель предоставляет дополнительные материалы без изменения сущности изобретения
В течение двух месяцев со дня получения заявителем запроса
Ст. 1386 п.5 ГК РФ
13
Роспатент направляет заявителю уведомление о результатах проверки патентоспособности заявленного изобретения с предложением представить свои доводы по приведенным в уведомлении мотивам
---
До принятия решения о выдаче патента или об отказе в выдаче патента
Ст.1387 п.1 ГК РФ
14
---
Заявитель предоставляет доводы по приведенным в уведомлении мотивам
В течение шести месяцев со дня получения им уведомления
Ст.1387 п.1 ГК РФ
15
Роспатент направляет заявителю уведомление о соответствии условиям патентоспособности заявленного изобретения, полезной модели, промышленного образца
Роспатент направляет заявителю уведомление о несоответствии условиям патентоспособности заявленного изобретения, полезной модели, промышленного образца
До принятия решения о выдаче патента или об отказе в выдаче патента
Ст. 1387 п.1 ГК РФ
16
Роспатент принимает решение о выдаче патента
---
По окончании экспертизы
Ст. 1387 п.1 ГК РФ
17
---
Роспатент принимает решение об отказе в выдаче патента
По окончании экспертизы
Ст. 1387 п.1 ГК РФ
18
---
Оспаривание заявителем решения об отказе путем подачи возражения в палату по патентным спорам
в течение шести месяцев со дня получения решения
Ст. 1387 п.3 ГК РФ
19
Роспатент вносит изобретение, полезную модель, промышленный образец в соответствующий государственный реестр
---
На основании решения о выдаче патента
Ст. 1393 ГК РФ
20
Роспатент публикует в официальном бюллетене сведения о выдаче патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец
Многие компании осуществляют продажу товаров через систему EMS Почта России наложенным платежом. В этой связи у таких компаний могут возникнуть следующие вопросы:
1. Как квалифицировать такие операции?
2. Нужно ли применять ККТ?
3. Нужно ли соблюдать лимит расчета наличными?
1. Данный вид деятельности согласно п. 1 ст. 492 Гражданского Кодекса РФ (далее – ГК РФ) будет классифицироваться как розничная купля-продажа. Согласно ГК РФ по договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Таким образом, покупателем может быть любой субъект гражданского права, т.е. любое физическое или юридическое лицо, приобретающее товар для целей, не связанных с предпринимательской.
2. Согласно ст. 2 Закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контрольно-кассовая техника применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Наличные денежные расчеты - произведенные с использованием средств наличного платежа расчеты за приобретенные товары, выполненные работы, оказанные услуги.
Почтовые переводы не являются наличными расчетами. То есть, покупатель рассчитывается с продавцом через почту, а почта перечисляет деньги на расчетный счет отправителя. Этот вывод подтверждается и разъяснениями налоговой службы - см, например, письмо УФНС по г. Москве от 5 сентября 2007 г. № 22-12/84803. Следовательно, организация вправе осуществлять предпринимательскую деятельность в сфере торговли товаров через почтовые организации без применения контрольно-кассовой техники.
3. Согласно Указанию Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» расчеты наличными деньгами между юридическими лицами связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 рублей. Расчеты производятся между сторонами договора, «посредники» при передаче денежных средств не являются участниками расчетных отношений. Таким образом, при расчетах с физическими лицами посредством наложенных платежей сторонами расчетных отношений будут соответственно организация - продавец и физическое лицо - покупатель. Почта же в данном случае будет являться «посредником». Следовательно, при расчетах по договорам с физическими лицами лимит устанавливаться не будет. При расчетах с юридическими лицами будет установлено ограничение в размере 100 000 рублей.
